Початок роботи з Helia: від входу до першого інвойсу

Що потрібно перед стартом

Десять хвилин, робоча пошта і — за бажанням — таблиця, де сьогодні живуть дані про людей. Це все. Тріал триває 14 днів з усіма ввімкненими модулями і без картки, тож ви оцінюєте весь продукт, а не обрізане демо.

Якщо ведете людей в Excel чи Google Sheets — експортуйте файл у CSV до старту: підійде будь-яка структура колонок, ви змапите їх під час імпорту.

Крок 1 — Створіть воркспейс

Відкрийте сторінку входу і продовжте через Google або magic-link на робочу пошту (пароль вигадувати не треба; за бажанням додасте його пізніше в налаштуваннях як запасний варіант).

Під час першого входу Helia спитає базові речі:

• Назва компанії — так називатиметься ваш воркспейс і документи.
• Країна та валюта — від цього залежать календарі державних свят і відображення грошей (для клієнтських інвойсів підтримуються EUR і USD).
• Тип компанії — сервісна (ви продаєте клієнтам час людей) чи продуктова. Сервісний режим вмикає пак Delivery: проєкти, матрицю завантаження, таймшити та клієнтський інвойсинг. Змінити вибір можна пізніше в Налаштування → Організація.

Ви потрапите на дашборд із чеклістом налаштування, який веде крізь решту кроків — запам'ятовувати цей гайд не обов'язково.

Крок 2 — Імпортуйте людей

Налаштування → Працівники → Імпорт CSV (або крок імпорту в чеклісті налаштування):

1. Завантажте чи вставте CSV — підійдуть будь-які розумні назви колонок.
2. Змапте колонки — Helia вгадує (ім'я, пошта, роль, дата найму, департамент) і показує прев'ю; виправте те, що вгадалося неточно.
3. Перегляньте рядки прев'ю і підтвердьте. Імпорт ідемпотентний за поштою — повторний запуск оновлює записи, а не дублює їх.

Два поля, які варто виставити правильно з першого дня:

• Менеджер — автоматично будує оргструктуру (пізніше людей можна перетягувати).
• Білабельність — для сервісних компаній: інженери, дизайнери та QA — білабельні; HR, продажі й адміністрація — оверхед. Цей прапорець живить математику утилізації та ціну Delivery $9 (оверхед-люди — безкоштовно).

Немає CSV? Додавайте людей по одному — форма займає ~20 секунд на людину.

Крок 3 — Увімкніть свої паки

Налаштування → Модулі показує кожен пак: що всередині та ціну. Під час тріалу ввімкнено все; перед оплатою вимкніть непотрібне — сайдбар оновлюється миттєво, а калькулятор ціни показує, скільки коштуватиме саме ваш набір.

Helia Base (довідник, оргструктура, відпустки, пошук, сповіщення) — завжди ввімкнена: це ядро за $3/працівник, на якому тримається решта.

Крок 4 — Налаштуйте політику відпусток

Налаштування → Відпустки: квота відпустки, правила лікарняних, хто що погоджує та перенесення днів. Державні свята вашої країни вже завантажені (UA · PL · RO · EE та інші) і автоматично виключаються з підрахунку робочих днів.

Погодження з коробки враховують стосунки підпорядкування: менеджери погоджують свою команду, HR — будь-кого, і ніхто не погоджує власний запит.

Крок 5 — Запросіть команду

На картці кожного працівника є Запросити — людина отримує лист і входить через Google чи magic-link. Ролі визначають, хто що бачить:

• Власник / Адмін — усе, включно з білінгом.
• HR-менеджер — дані людей, PII-поля, погодження відпусток, звіти.
• Менеджер — запити своєї команди, 1-на-1, рев'ю.
• Працівник — власний профіль, відпустки, таймшити та довідник компанії.
• Бухгалтер — експорти для payroll, інвойси та відшкодування без HR-поверхні.

PII лишається закритим за ролями (зарплатні й персональні поля — тільки для HR, кожен доступ журналюється), тож запрошувати всіх безпечно за дизайном — у цьому й сенс не вести HR у таблиці.

Для сервісних компаній — проєкти, завантаження, таймшити

Якщо ви обрали сервісну компанію, ще три кроки перетворюють Helia на ваш делівері-кокпіт:

1. Клієнти та проєкти — створіть клієнта, додайте проєкт, задайте валюту і ставки, призначте делівері-менеджера.
2. Призначення — поставте людей на проєкти з відсотком алокації. Матриця завантаження (Проєкти → Завантаження) стає вашим живим «хто-на-чому»: рядок бенчу, прапорці перебронювання, прогноз на 12 тижнів.
3. Таймшити — люди логують години по проєктах за день, або ви підключаєте Jira — і залоговане прилітає чернетками. Менеджер переглядає і закриває тиждень.

Перший інвойс

Інвойси → Виставити місяць створює чернетку інвойсу для кожного активного білабельного проєкту з його закритих годин — або відкрийте один проєкт і згенеруйте лише його інвойс. Кожна чернетка показує рядки (години × ставка або фіксовані суми), ПДВ і термін оплати; рядки можна редагувати перед відправкою.

Надішліть як PDF або email клієнту із захищеним лінком прямо з Helia. Статуси «оплачено/прострочено» далі живлять розділ дебіторки, тож нагадування про прострочені інвойси перестає бути вправою на пам'ять.

Куди далі

• Гайди розкривають глибші теми: планування завантаження, інвойси з таймшитів, бенчмарки утилізації.
• Глосарій пояснює кожен термін, який зустрінеться в продукті.
• Застрягли чи не впевнені, що Helia підходить під ваш сетап? Напишіть засновнику напряму: hello@heliahr.com — живі відповіді, без черги тікетів.