Ліміт, який людина справді бачить
Ви описуєте категорії, які компанія реально пропонує, — навчання, домашній офіс, спорт, ментальне здоров'я, конференції — і задаєте кожній річну суму на працівника. Усі бачать той самий набір карток у себе на сторінці бенефітів: витрачено, у розгляді, лишилося цього року.
Дві деталі роблять це придатним для реальної компанії:
- Заявка в розгляді показана окремо від витраченого. Якщо рахувати ще не затверджену заявку як витрату, залишку ніхто не довірятиме.
- Категорія може вимагати завершеного випробувального терміну. Подати заявку можна й під час випробувального: перевірка спрацьовує на затвердженні в HR, тож нічого не зникає мовчки.
Ліміт рахується за календарний рік і однаковий для всіх у межах категорії. Перенесення на наступний рік немає, як і пропорційного розрахунку для тих, хто прийшов усередині року, — про це варто знати одразу: людина, найнята в січні, і людина, найнята в листопаді, отримають однакову річну суму.
Чек — з камери телефона
Витрати з власної кишені — друга половина цього паку, і саме там живуть чеки. Заявка на витрату несе категорію, суму та її валюту, дату витрати, постачальника і сам чек.
Файл іде з браузера просто в приватне сховище через одноразове підписане посилання — він не проходить через застосунок, тож великий чек не впаде на ліміті розміру запиту. Приймаються зображення та PDF до 10 МБ, фото HEIC з айфона конвертуються ще в браузері, а перегляд пізніше видає коротке підписане посилання, а не публічний URL.
Перевірки при подачі — саме ті нудні, що знімають суперечки згодом: вище невеликого порогу чек обов'язковий, дата не може бути в майбутньому, а заявку старшу за 90 днів не приймають.
AI, який заповнює форму, а не ухвалює рішення
Переписування чека вручну — рівно та робота, якої людина робити не повинна. Попросіть Helia прочитати чек — і вона дістане назву постачальника, суму, валюту, дату й окремі позиції та запропонує категорію, спираючись зокрема на ваші власні відповідності постачальників: кав'ярня, до якої команда ходить завжди, перестає щоразу потрапляти не в ту категорію.
Автоматично не застосовується нічого. Результат приходить як пропозиція, яку працівник підтверджує або виправляє, і лише тоді вона потрапляє в заявку. Такої форми набувають усі AI-функції в Helia — саме це не дає неправильно зчитаній сумі тихо стати затвердженою витратою.
Якщо AI вимкнено в налаштуваннях — або ви його ніколи не вмикали, — кнопки просто немає, і людина вводить чотири поля. Більше в модулі не змінюється нічого.
Одна черга і журнал дій
HR працює з однією чергою, поділеною на на розгляд, до оплати, оплачено й відхилено. Затвердження не потребує церемоній; оплата фіксує платіжний референс, тож питання «чи це взагалі відшкодували» має відповідь і через півроку.
Два запобіжники важать більше, ніж здається:
- Ніхто не затверджує власну заявку. HR-менеджеру, який її подав, потрібен хтось інший.
- Перевищення бюджету — свідома дія. Затвердження, яке вийде за ліміт, спершу відхиляється з показаною сумою перевищення; людина має поставити окрему відмітку «затвердити понад бюджет» і спробувати ще раз, і цей виняток записується в журнал разом із причиною.
Перед усім цим стоять правила витрат. Кожне правило — це стеля суми, вимога чека або обмеження за постачальником, задане для однієї категорії чи всіх, і налаштоване або блокувати заявку, або пропускати її з позначкою для HR. Правила перевіряються при подачі і повторно при затвердженні, тож посилення політики діє й на те, що вже лежить у черзі.
Як це поєднується з рештою Helia
Benefits & Expenses стоїть на Helia Base, де живуть люди, відділи та доступи, які читає цей модуль. Тарифікація — за працівника; це один із п'яти паків, які разом дають бандл-ціну.
Затверджені, але ще не оплачені відшкодування потрапляють у зарплатний експорт, тож місячна передача бухгалтеру несе їх без другого файла. Заявки на бенефіти — ні: це бюджет на пільги, а не позиція зарплатної відомості.
Бухгалтеру не потрібне повноцінне місце: роль viewer дає доступ лише на читання для радників. Окремої ролі «бухгалтер» у Helia немає, і ми радше це скажемо, ніж вигадаємо її.
Ціни на всі паки з калькулятором — на сторінці прайсу.